פעילויות ועדכונים

תקשורת ארגונית בסביבה מקוונת

צור קשר

קשר הדרכות ופיתוח ארגוני

משה הס 7 רחובות 76346
077-4400112
050-6983322 - דבי
050-6401313 - דפנה
keshersheli@gmail.com

השימוש בדואר אלקטרוני הפך להיות מובן מאליו בעבודה השוטפת והיומיומית. יחד עם זאת, הוא עשוי להפוך לגורם מכריע בהתדרדרותה של תקשורת ארגונית נתונה. הדבר נכון במיוחד בארגונים העושים שימוש במייל ככלי מרכזי להתקשרות פנים ארגונית. עקב החיסכון בזמן בהעברת מסרים ורעיונות, רבים מהארגונים נוטים לעשות שימוש מופרז במיילים וממעיטים בשיחות ישירות, פנים אל פנים. 
כולנו התרגלנו להשתמש במייל, כמעט לכל דבר. הוא הפך כמעט לשלוחה ישירה של הפה ורבים מאיתנו כותבים הודעות בשטף בו אנו מדברים. נדמה לנו שריבוי ההודעות הופך את התקשורת הארגונית ליעילה יותר באופן המאפשר לנו לראות את הדברים מנקודות מבט רבות, להתדיין ולהחכים. בפועל, המייל מספק לנו במה שלמה להתבטא בה והנמען שלנו (לפעמים קהל שלם של נמענים) לכוד שם, מול המסך, כשאין לו ברירה אלא לקרוא את כל רצף המחשבות שלנו. למעשה, הדבר מגביר את הפערים בתקשורת הארגונית, מחזק עמדות שונות בוויכוחים ומעורר יותר התנגדות מאשר הסכמות הדדיות.
תופעת השימוש המופרז במייל בולטת במיוחד במקומות עבודה המאורגנים ב-open space, מקומות בהם החלל הוא פתוח אך מחולק למחיצות קטנות המספקות מינימום של אינטימיות. התוצאה הטבעית הצפויה בארגון ה"חלל הפתוח" היא הגברת היעילות בזרימת העבודה: כולם באותו חלל, קל לגשת לכל אחד עם שאלה, כולם שומעים ומעורבים באופן היוצר זרימה של תקשורת ארגונית אחידה בין כולם.
המציאות היא אחרת, התקשורת הארגונית המתהווה בחללים פתוחים אינה כל כך זורמת וזאת מכמה סיבות:
(א) אנשים זקוקים לאינטימיות והמיילים מספקים להם מענה מיידי, נוח ולגיטימי. לדוגמה, אם עמיתך לעבודה נמצא ממש מטרים ספורים ממך, יהיה נוח יותר להתכתב ולהתבדח איתו דרך המייל (או לצורך העניין, דרך כל רשת חברתית חיצונית או פנימית לארגון) מאשר לעמוד ו"לקשקש" איתו לעיני הכול או לצאת שוב להפסקת קפה.
(ב) המדיום מאפשר לשלוח מסרים רבים בו בזמן וכך מעורר תנועה ותגובה משמעותית יותר מאשר לגשת לכל אחד בנפרד.
(ג) מהירות התגובה יוצרת אשליה של עשייה והישגים וזאת סיבה נוספת לשימוש מופרז במיילים. ההתקשרות הרבה אחד עם השני דרך מיילים יוצרת תחושה של עבודה אך ההיפך הוא הנכון: ההתקשרות דרך מיילים, לא פעם, מבזבזת זמן עבודה יעיל. עניין שניתן ליישב בפגישה של כמה דקות הופך למסורבל ומסובך ביצירת שרשרת תגובות ודעות אינסופיות במיילים.      

אין ספק שהטכנולוגיה מאפשרת לנו תקשורת ארגונית ברמה גבוהה מאוד באמצעות המדיום המקוון יחד עם זאת, במקרים רבים, השימוש המופרז במייל עשוי דווקא להזיק. להלן מצבים הממחישים זאת בצורה ברורה:
מנהל מגיע ליום עבודתו, פותח את המחשב ומוצא 80 הודעות הממתינות לו לקריאה. קריאת ההודעות נמשכת שעתיים וחצי לערך (בהנחה שכל הודעה דורשת ממנו 2 דקות של תשומת לב). זהו זמן יקר ואולי הפורה ביותר במהלך יום עבודתו, שהולך לאיבוד.
בנוסף, בהרבה מאוד ארגונים הודעות נשלחות ליותר מנמען אחד, דבר הגורם להכפלת כמות העבודה בקצב הנדסי כי מכל נמען יקבל השולח תגובה שתישלח לכל הנמענים האחרים ותעורר דיון נוסף. מצב זה גורם לתקשורת ארגונית עמוסה ולתחושות לחץ מיותרות המקשות על תעדוף המשימות והמיקוד במטרה.
סגנונות כתיבה מהווים אף הם גורם לתקשורת ארגונית קלוקלת, במיוחד במקרים בהם חוסר הבנה ופגיעות של ממש מצטברים בזיכרון הארגוני המשותף: "שאלתי שאלה פשוטה", אומרת תקציבאית בחברת פרסום בצפון הארץ, "האם נוכל להיפגש מחר בסביבות 13:30 כדי לדון בעניין? והוא צעק עלי! למה הוא צועק עלי? שיגיד לי תודה שאני בכלל טורחת!". כשיורדים לעומק העניין מתברר שה"שיחה" הזאת התנהלה במייל ושההודעה שנשלחה אליה ממנו הייתה "ממש לא!". זאת הודעה פשוטה ועניינית שמנקודת מבטו של השולח פירושה "מצטער, לא יהיה לי זמן לזה" אך מנקודת המבט של אותה תקציבאית, התפרשה התגובה כצעקה. אכן יש כללים לכתיבת מיילים ולא כולם מכירים אותם. השימוש בסימני קריאה, באותיות מודגשות, בפונטים גדולים, והחיסכון במילים (בלי הסברים, בלי התנצלות מנומסת) הם סימנים המתפרשים כעוינות וקוצר רוח ולאו דווקא כביטויים של יעילות וענייניות.
בעידן בו הסביבה המקוונת מאפשרת לנו תקשורת ארגונית מיידית ובהיקפים גדולים, מטשטש הפער בין מוען ונמען. תוך שניות ספורות של הקלדה ובמהירות יוצאת דופן, המחשבות מגיעות הישר למסך ולמוחו של קהל נמענים רחב. תופעה זו יוצרת תחושה מוטעית שבאמצעות כתיבת מייל, קל ומהיר יותר להבין אחד את השני. המציאות מלמדת אותנו שההיפך הוא הנכון: ככל שמהירות העברת המסרים גדלה כך גדל הסיכוי לאי-הבנות. אי ההבנות נוצרות מניסוח לא נכון של המסר המועבר, מחוסר בחינת אלטרנטיבות לשוניות להבעת המסר ומחיפזון בכתיבה, המונע חידוד המטרה שלו. על כן, מהירות הקלדה ושיגור המסרים לאוויר היישר מהמוח הקדחתני שלנו, ראויים למתן תשומת לב מוגברת לשם מניעת השלכות שליליות בשימוש בלשון הכתובה. ארגון המתנהל מבלי לתת את הדעת לפרטים המהווים את לב ליבה של התקשורת הארגונית, מקלקל באופן הדרגתי ובשיטתיות, את ההתנהלות הפנימית התקינה שלו.

מהו יעוץ ארגוני